KI-Werkzeuge & Workflow-Optimierung für den Mittelstand

Irgendwo in deinem Unternehmen versickern jede Woche Stunden in überflüssige Handarbeit.

Wir finden die Stellen bei dir und bauen, was sie dir zurückholt. Wir fangen mit einem einzigen Ablauf an, dein Tagesgeschäft läuft dabei einfach weiter. Nach ein paar Wochen weißt du auf die Stunde genau, was es gebracht hat.

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30 MinKostenlosPräzise Einschätzung

MICHAEL STOFFELS

Die Werkstatt

August 2026: Berlin ist in der parlamentarischen Sommerpause. Die KI-Agenten hier kennen so etwas nicht und laufen einfach weiter.

Bevor ich Kunden etwas empfehle, habe ich es meistens selbst im Einsatz. Hier stehen drei aktuelle Projekte aus meinen eigenen Unternehmen.

michaelstoffels.de - cps-agentic

Agentische Content Pipeline für Landingpages

Landing Pages, also thematische Seiten die auf bestimmte Suchanfragen ausgelegt sind, sind eine wichtige Säule der Online-Sichtbarkeit. Ihre Generierung und Pflege ist mühsam, oft kurzlebig aber glücklicherweise immer datengetrieben. Meine Content-Pipeline ist inzwischen bei diversen Projekten im Einsatz und erledigt von der Keyword-Recherche über die Generierung (guter!) Texte und Bilder bis hin zur Veröffentlichung und Auswertung alles automatisch und ist so als Redakteur, SEO-Spezialist und Content-Marketer ein automatisiertes Multitalent.

tastysnap.app

TastySnap, KI-Foodfotografie-App für Gastronomen

KI-Food-Fotos sind meistens ziemlicher Mist. Bei Lumos haben wir Techniken entwickelt, mit denen extrem hochwertige Foodfotos generiert werden können, deren abgebildete Gerichte vom Original nicht zu unterscheiden sind, aber deutlich hochwertiger aussehen. Gastronomen machen mit ihrem iPhone einen Schnappschuss ihres Gerichts und haben wenige Sekunden später ein Profi-Foto in Studioqualität bereit für Lieferdienste, Website und Social Media. Jetzt für alle kostenlos im App Store verfügbar.

lumos.studio - dash

Automatisierte Team- und Officeverwaltung

Teamanwesenheiten, Urlaubsanträge, Office Security und viele Quality of Life Features - das ist das LUMOS STUDIO Dashboard. Auch, wenn Lumos ein kleines Unternehmen ist, gibt es viele Prozesse und Abläufe, die durch intelligente Automatisierung reibungsloser gestaltet werden können. Das hält dem Team den Rücken frei, so dass wir uns auf das Wesentliche konzentrieren können.

Unternehmen und Institutionen, für die ich arbeite

→ Termin fürs Erstgespräch

Drei Fälle, durchgerechnet

So arbeite ich

Die drei Fälle hier sind Beispiele, keine Schablonen – sie zeigen in Zahlen, was Automatisierung im Alltag bringt. Ob bei euch ein System die Arbeit übernimmt oder dein Team erst mal Sicherheit im Umgang mit den Werkzeugen braucht: Beides ist ein Fall für mich.

FALL 01 · GROSSHANDEL · 34 MITARBEITER

🤝 Dein Vertrieb schreibt 40 Angebote pro Woche, jedes davon 45 Minuten Kopierarbeit aus den Katalogen. 30 Stunden pro Woche, in denen niemand verkauft.

Das System liest die eingehende Anfrage und gleicht sie mit deinen Katalogen ab.
Es schlägt die Positionen samt Preisen als fertigen Entwurf vor.
Dein Vertrieb prüft, korrigiert und schickt raus.

VORHER45 Min.pro AngebotNACHHER4 Min.pro Angebot

KONTROLLE Vertrieb prüft vor dem Versand.

Kommt dir bekannt vor? Dann rechnen wir deine Version durch.

FALL 02 · DIENSTLEISTER · 60 MITARBEITER

📝 Reporting: Jeden Montag sammelt deine Assistenz drei Stunden lang Zahlen aus vier Systemen für den Wochenbericht der Geschäftsführung. Der Inhalt ändert sich jede Woche, die Handgriffe nie.

Ein Agent zieht die Zahlen nachts aus Zeiterfassung, Buchhaltung und Projektsystem.
Er baut den Bericht zusammen und markiert Abweichungen zur Vorwoche. Dabei stellt er Verknüpfungen her, die ein Mensch nicht sieht.
Du liest den Report und bist vorbereitet.

VORHER3 Std.jeden MontagNACHHER10 Min.Durchsicht

KONTROLLE GF prüft markierte Abweichungen.

Kommt dir bekannt vor? Dann rechnen wir deine Version durch.

FALL 03 · HANDEL · 25 MITARBEITER

🧾 Buchhaltung: Eingangsrechnungen aus zwölf Portalen und drei Postfächern, jeden Monat aufs Neue. Ein voller Arbeitstag nur fürs Herunterladen, Umbenennen und Einsortieren.

Ein Agent holt die Belege aus allen Quellen
Er benennt sie einheitlich, ordnet sie der Periode zu und übergibt sie vorkontiert an den Steuerberater.
Deine Buchhaltung kontrolliert nur noch, statt zu sammeln.

VORHER1 Tagpro MonatNACHHER< 1 Std.Kontrolle

KONTROLLE Buchhaltung prüft die Zuordnung.

Kommt dir bekannt vor? Dann rechnen wir deine Version durch.

FALL 01 / 03

Dein Fall sieht anders aus? Klar.

Jeder Bedarf ist individuell. Lass uns in einem Erstgespräch konkret werden, erklär was du brauchst und du bekommst eine ehrliche Einschätzung.

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Angebot

KI-Beratung zum Festpreis

KI-Beratung wird meist nach Tagessatz verkauft, und was am Ende herauskommt, weiß vorher niemand so genau. Deshalb arbeite ich mit festen Paketen: Du siehst vor dem ersten Gespräch, was du bekommst und was es kostet.

DER EINSTIEG

Der Audit

Ich schaue mir eure Abläufe vor Ort an. Danach hast du eine schriftliche, priorisierte Aufstellung: wo sich Automatisierung bei euch rechnet, wo nicht, und was der erste Schritt kosten würde – ob das ein System ist oder ein geschultes Team. Damit kannst du entscheiden, mit oder ohne mich. Der Audit ist vollständig auf einen ggf. anschließenden Transformation Sprint anrechenbar.

3.900 €

DAUER2 Tage

FORMATvor Ort oder remote

ANRECHNUNG100 % auf den Sprint

DAS KERNSTÜCK

Der Transformation Sprint

Zwei bis vier Wochen, an deren Ende eine oder mehrere Automatisierungen bei euch im Betrieb laufen und von deinem Team bedient werden. Wir tracken den Erfolg unserer gemeinsamen Maßnahmen und wenn du willst, geht es danach als Monatspaket weiter.

7.500 – 15.000 €

DAUER2–4 Wochen

WIRKUNGDatenbasiert erfasst

FÜRS TEAM

Der Workshop-Tag

Ein Tag bei euch im Haus, bis zu zwölf Leute, gearbeitet wird an euren echten Prozessen. Am Nachmittag sieht dein Team einen ersten funktionierenden Automatisierungs-Entwurf, gebaut an einem Ablauf aus dem eigenen Alltag. Danach weiß jeder im Raum, wovon die Rede ist, wenn bei euch über KI gesprochen wird. Ein Sprint muss darauf nicht folgen – der Tag steht für sich.

2.900 €

DAUER1 Tag

TEILNEHMERbis zu 12 Personen

Gut zu wissen: Je nach Bundesland und Unternehmensstruktur übernehmen Förderprogramme zwischen 50 und 80 % dieser Kosten. Infos zu Programmen, die für euch in Frage kommen, lasse ich dir gern nach unserem Erstgespräch da.

Du suchst eine Keynote mit Substanz? Lass uns sprechen, ab 1.800 € → Mail schreiben

Über

Michael Stoffels

Ich komme aus dem Design und der Softwareentwicklung: Als UX-Designer habe ich Benutzeroberflächen gestaltet und dabei gemerkt, dass mich die Abläufe dahinter mehr interessieren als die Pixel. Vor allem die Frage, wer hier eigentlich was von Hand abtippt, und warum. Mit KI lässt sich diese Frage heute ganz anders beantworten als noch vor ein paar Jahren.

Mein Alltag verteilt sich auf drei Unternehmen: mein Kreativstudio LUMOS STUDIO in Aachen und Berlin, die E-Commerce-Plattform OMNAVA und meine Arbeit als KI-Berater. Die Systeme, die dort den Alltag tragen, habe ich selbst konzipiert und gebaut. Drei davon stehen oben in der Werkstatt, und genau diese Sorte Systeme baue ich heute für Mittelständler.

→ Termin fürs Erstgespräch

Bring mit, was dich am meisten nervt.

Du bringst einen Prozess mit, der dich Woche für Woche Zeit kostet – oder erst mal nur die Frage, wo KI bei euch überhaupt ansetzen könnte.

Wir schauen ihn uns 30 Minuten gemeinsam an – machbar oder nicht, und was es ungefähr kosten würde.

Du gehst mit einer Einschätzung raus, mit der du rechnen kannst.

Falls sich Automatisierung bei eurem Volumen nicht rechnet, sage ich dir das genauso klar. Manchmal ist ein Workshop-Tag dann der sinnvollere Einstieg.

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Lieber per E-Mail? hallo@michaelstoffels.de

Müssen wir schon Erfahrung mit KI haben?+

Nein. Ich docke an das an, was bei euch ohnehin läuft: E-Mail-Postfächer, Excel-Listen, euer ERP, DATEV. Der Audit am Anfang prüft genau das – wo eure Daten liegen und was sich davon sinnvoll verbinden lässt.

Wie sieht es mit Datenschutz aus?+

Wo es möglich ist, bleiben eure Daten im Haus oder in EU-Rechenzentren. Was ein Sprachmodell überhaupt zu sehen bekommt, entscheidet ihr selbst – das legen wir im Konzept fest, bevor irgendetwas läuft. Datenschutz ist bei mir Teil jedes Konzepts.

Und wenn sich Automatisierung bei uns gar nicht lohnt?+

Dann sage ich dir das im Erstgespräch und begründe es – meist ist das Volumen zu klein oder der Prozess hat zu viele Ausnahmen. Manchmal ist der bessere Weg dann kein System, sondern ein Workshop-Tag, damit dein Team selbst einschätzen kann, was geht. Du hast dafür eine halbe Stunde investiert statt Monate und ein Budget. Und wenn euer Volumen wächst, weißt du, wo du mich findest.